Nach dem Urlaub zurück im Büro

Gegen Ende des Urlaubs grummelt es bei vielen Arbeitnehmern im Magen, da der Stress durch die bevorstehende Arbeitswelle durch liegengelassene Dinge und vor allem der Vielzahl an E-Mails zunimmt. Mit ein paar Tipps zum Thema Zeit- und Selbstmanagement und der richtigen Einstellung, lässt sich die Urlaubserholung allerdings deutlich verlängern und der Start zurück ins Arbeitsleben läuft entspannt.

Tipp Nr. 1

Ist das eine Aufgabe für mich? Prüfen Sie kritisch bei den Arbeitsaufträgen die vor Ihnen liegen, ob diese wirklich in Ihr Arbeitsgebiet fallen. Falls nicht, seien Sie mutig und geben Sie den Auftrag an die zuständige Stelle oder Person ab.

Tipp Nr. 2

Weg mit der Perfektion – prüfen Sie genau, bei welchem Arbeitsauftrag 100 % notwendig sind und wo ein Arbeitsergebnis, welches Sie mit geringem Zeitaufwand liefern können, ausreicht.

Tipp Nr. 3

Setzen Sie sich nicht unter Druck – machen Sie eins nach dem anderen. Je mehr wir uns beeilen, weil so viel liegen geblieben ist, umso mehr Fehler passieren. Konzentrieren und fokussieren Sie sich bewusst auf eine Aufgabe und erledigen Sie diese zu Ende. Erst dann befassen Sie sich mit dem nächsten Thema. Das Springen zwischen den Aufgaben bindet viele Ressourcen Ihres Gehirns und lässt Sie nur vermeintlich schneller wirken. Planen Sie die Aufgaben in Ihrer Aufgabenliste, dann vergessen Sie nichts, was als nächstes und Übernächstes und…. zu erledigen ist.

Tipp Nr. 4

Planen Sie Ihren Tag mit Hilfe der 60 / 40 Regel. Diese besagt, dass Sie idealerweise nur 60 % Ihres Arbeitstages mit Terminen und Aufgabenerledigungen verplanen sollten. Der Rest des Tages dient Ihnen als Puffer vor Unvorhergesehenes (und das kommt in der Regel immer), spontanen Aufgaben, E-Mails und Kollegen. Das bedeutet bei einem 8 Stunden Tag sind ca. 5 Stunden verplant und drei Stunden Puffer. Dies führt dazu, dass Sie nicht bei dem ersten dringlichen Arbeitsauftrag der Sie erreicht Ihre komplette Tagesplanung über Bord werfen müssen. Dies führt zu einem herrlich entspannten Gefühl – Sie haben es im Griff und entspannt arbeitet es sich erheblich besser.

Tipp Nr. 5

Bearbeiten Sie Ihre E-Mails anstatt diese nur zu sichten. Stellen Sie sich bei jeder E-Mail, die Sie öffnen, folgende Fragen:

• Kann ich diese Mail löschen? Wenn ja, dann direkt weg damit; wenn nein…
• Muss ich diese Mail archivieren oder ablegen? Wenn ja, und es nicht länger als 3 Minuten dauert, sofort erledigen, sonst verschieben in die Aufgabenliste; wenn nein…
• Benötigt jemand anderes diese Information? Wenn ja, sofort weiterleiten an den Kollegen und weg damit; wenn nein…
• Enthält diese Mail einen Arbeitsauftrag für mich? Falls Sie auf Grund dieser Mail etwas erledigen müssen, gilt auch hier wieder das Sofort Prinzip. Dauert die Bearbeitung weniger als 3 Minuten erledigen Sie es sofort, ansonsten verschieben Sie die Mail in die Aufgabenliste und planen Sie die Erledigung.

So haben Sie Ihre Mails wesentlich schneller und zuverlässiger bearbeitet und müssen diese nicht mehrfach anklicken.

Möchten Sie gerne mehr erfahren, wie durch gelungenes Selbstmanagement Ihre Entspannung länger anhält? Ein Anruf genügt und der erste Schritt ist gegangen. Oder schauen unter Seminaren und Arbeitsplatz-Coaching.

Stefanie Plum – für mehr Zeit-Zufriedenheit!